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天平打印機可以自動打印操作時間和日期，減少手工記錄產生的不必要麻煩。手工記錄存在出錯可能，而這種錯誤對實驗來說是致命的。我們在給電子天平配置打印機后就可以實時把天平的稱量數據打印出來，防止稱量數據被丟失和人為篡改，這也是符合ICH和GLP/GMP的要求的。

GLP規范要求天平的校準數據應存檔，包括天平的型號、序列號、校準日期、校準情況、操作員簽名，而這些信息目前只能由天平打印機打印獲得。此外，GLP規范也要求原始數據必需存檔可追朔，至少包括稱重數據和操作日期，而這些信息如果由手工記錄則不規范，容易出錯，且存在被人為篡改的可能。國內外很多大藥企和實驗室基本上都為電子天平配置了天平打印機，及時將稱量數據打印出來或者儲存在計算機中。

 對于精密天平，天平的讀數可能在穩定與不穩定之間擺動，操作人員難以準確判斷，而打印機可以只輸出穩定后的數據，確保讀數具備準確的判斷條件，提高準確性和一致性。

打印機帶有數據統計功能，當稱量多份樣品時，可以計算平均值、標準偏差、偏差系數、最大值、最小值、差異等信息，可大大減少勞力量，減少出錯幾率。統計功能同時也可以作為重量差異的分析工具，對于某些領域，統計功能可大大提高生產效率，解決以往手工錄入電腦再分析的麻煩，并且杜絕出錯。

  我們在配置天平打印機后還應該設置和規定主管、操作人員的管理權限，使我們的稱量操作符合法規的要求。避免和減少差錯的發生是GMP/GLP的核心內容之一。同理水分測定儀、電位滴定儀、紫外可見分光光度計、電導率儀、PH計、紅外光譜儀等儀器和設備都可以配置打印機，這樣有利于數據的保存和追溯。